Leyes físicas de las reuniones inútiles

MultitudHemos sido educados para “hacer tareas”, no para materializar propósitos. Tal vez este sea el obstáculo que tenemos para planear y soñar. Cuando estábamos en la escuela el premio venía por cumplir, no por aprender. Este libreto se agarró de nosotros y lo seguimos replicando; por eso nos cuesta tanto preguntarnos para qué hacemos cosas juntos.

Una reunión es una situación en la que se levantan actas y se pierden horas. Casi nunca parecemos llegar con un propósito. Mil temas antes del tema central. Cientos de puntos vista y no resolvemos nada, y si a esto tendemos a sumarle el corolario que dice que el número de personas que integran un grupo de trabajo tiende a aumentar independientemente del trabajo que haya que realizar, el lodo se pone más pegajoso y nos ahoga. Si existe una manera de retrasar una decisión importante, una burocracia eficaz, ya sea pública o privada, la encontrará.

Alguna vez te has visto en aquella situación en la que todo se resume en: ¿Por qué si es tan claro no lo hacemos de una vez? Es fácil explicar la parálisis: Para cualquier acción, existirá una crítica igual y antagónica. Recuerda siempre que la eficiencia de un comité es inversamente proporcional al número de participantes y al tiempo que se invierta en las deliberaciones. Dos o más monólogos nunca constituyen un diálogo.

Si a causa de un problema se convocan muchas reuniones, las reuniones llegarán a ser más importantes que el problema. Parece que en nuestra cultura colaborativa faltó la aclaración de que el trabajo en equipo es efectivo si la contribución individual suma al valor colectivo; los equipos terminan andando al ritmo del integrante más lento, ya sean conscientes o no de esto.

Pareciera que nos movemos guiados por la creencia de que si hacemos todo juntos somos un “gran equipo”, y este pensamiento alienta montones de reuniones “para revisar en qué va el tema”, así no vaya en nada; reunirnos es como un sedante para sentir que estamos haciendo algo.

Los trabajos sencillos siempre se dejan para después, porque ya habrá tiempo de hacerlos. Tal vez sea extremista, pero por “trabajo sencillo” me refiero a una planeación realista, clara y compartida por los miembros del equipo. Ahí si es necesario el consenso y la aceptación del colectivo.

Si alguien desconfía de un plan, en su mente no habrá posibilidad de materializar nada. Cuando hablo de un plan no necesariamente es un sofisticado diagrama de Gantt (aunque siguen y seguirán siendo útiles para saber qué hacer), sino de resolver unas sencillas preguntas previas: ¿Cuál es el propósito de lo que estamos haciendo? ¿Cuál será el entregable con el que sabremos que está cumplida la misión? ¿Qué hay que hacer? ¿Quién lo va hacer? ¿Cuándo ser hará? ¿Qué recursos necesitamos?

Si una situación exige toda tu atención, al mismo tiempo sucederá algo que te distraerá por completo. El trabajo sin propósito normalmente lleva pocas dosis de atención y dedicación; el propósito prevalece cuando encontramos sentido en algo. Cuando existe conexión con el fin último de lo que hacemos la sensación de esfuerzo disminuye. Simplemente somos uno con lo que hacemos, el tiempo se encoje y toda nuestra atención está en el aquí y el ahora. Esta sensación es mágica ¿Alguna vez la has experimentado?

Cuando hablo de las leyes físicas de las reuniones inútiles me refiero a los riesgos de no saber para qué estamos juntos en lo que hacemos. Si pareciera que estoy en contra del trabajo colaborativo, es totalmente al contrario. Como especie hemos llegado a donde estamos por nuestra capacidad de cooperar. Lo que parece tenernos al borde del abismo es que perdimos el rumbo de los propósitos útiles. ¿A qué propósito superior estás sirviendo ahora mismo?

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